Kotimaa-yhtiöt on suomalainen viestintätalo, joka harjoittaa laajaa kustannustoimintaa. Tunnettuja lehtiä ovat mm. Kotimaa ja Askel. Sen lisäksi yhtiö kustantaa vuosittain noin 150 kirjaa Kirjapajan nimellä. Noin puolitoistamiljoonaa suomalaista kustantamillaan lehdillä tavoittava Kotimaa toteutti suuren tietoteknisen muutoksen siirtymällä kahden eri järjestelmän ympäristöstä pelkkään PC-maailmaan.

"Kahdessa laiteympäristössä toimiminen aiheutti monenlaisia ongelmia. Osa työntekijöistä käytti PC:tä ja osalla oli käytössään Macit. Laitetuen ja ympäristön toiminnan varmistaminen kahden laitemaailman välillä ei sujunut mutkattomasti. Kaikki henkilökunnan jäsenet eivät pystyneet hyödyntämään samoja palveluita. Ongelmia oli esimerkiksi matkalaskujen, yhteisten kalentereiden ja sähköpostien kulussa." kertoo Business Controller Jari Peipponen.

Hänen mukaansa kasvavaan ongelmaan haluttiin ratkaisu vakioimalla koko it-järjestelmä yhtiötasolla. Laitevakioinnin avulla mediatalolle kriittisen tuotantoprosessin sujuvuus voidaan näin varmistaa luotettavammin sekä hoitaa IT-ympäristön strategisten muutosten tekeminen nopeammin.

Investoinnilla kustannussäästöihin

Kotimaa-yhtiöissä on kaikkiaan alun toistasataa tietokonetta, joista ennen muutosprojektia PC:n ja Macin suhde oli n. 60/40. " Kaikkien koneiden ja palvelimien vaihtaminen sekä henkilökunnan kouluttaminen on suuri investointi, mutta olemme arvioineet, että sen avulla pystymme aikaa myöten saavuttamaan merkittäviä säästöjä ennen kaikkea vakaamman toimintaympäristön kautta," Jere Peipponen sanoo.

Projektisuunnittelu avainasemassa

Viestintätalon toiminta on jatkuvasti erittäin kiireistä ja toiminnan sujuvuus on kriittistä, minkä vuoksi muutos oli suunniteltava ja aikataulutettava huolella. "Kustannusten rinnalla meidän ehdoton vaatimus mukana olevien kumppaneiden suhteen oli se, että voimme luottaa heidän kykyynsä noudattaa sovittuja aikatauluja. DataInfo Solutions Helsingin kanssa Kotimaa – Yhtiöt ovat tehneet pitkään hyvää yhteistyötä ja olemme oppineet luottamaan heidän kykyynsä toimia," Jere Peipponen toteaa. Projekti onnistui hyvällä suunnittelulla ja huolellisella yhteistyökumppaneiden valinnalla.